Korespondencja, która jest adresowana na Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Stalowej Woli jest przyjmowana, otwierana i wpisywana do rejestrów korespondencji w sekretariacie komendanta a następnie przekazywana do Komendanta Powiatowego PSP w Stalowej Woli. Komendant, po zapoznaniu się z jego treścią, dekretuje pismo na komórkę organizacyjną, która ma załatwić przedmiotową sprawę. Rozdzielaniem korespondencji przekazanej przez Komendanta Powiatowego na poszczególne komórki organizacyjne zajmuje się sekretariat komendanta. Korespondencja adresowana imiennie odbierana jest przez sekretariat, a następnie przekazywana adresatowi.

        Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
         - odręczną,
         - korespondencyjną,
         - inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).

        Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

        Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.

Załatwienie spraw może być:

- tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

- ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

        Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

         
         Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis do sekretariatu komendanta celem wysłania adresatowi.