W Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Stalowej Woli prowadzone są:

rejestry:

1) skarg i wniosków,

2) aktów wewnętrznych Komendanta Powiatowego PSP, tj:

• decyzje,

• rozkazy,

• zarządzenia.

3) wydanych zezwoleń na prowadzenie pojazdów służbowych

ewidencje:

1) druków ścisłego zarachowania,

2) pieczęci i stempli,

3) okresowych kart pracy pojazdów i kart pracy urządzeń,

4) wyjść w godzinach służbowych,

5) zadań wykonanych poza rozkładem czasu służby i pracy.

Archiwum KP PSP w Stalowej Woli:

 Zasady działania Archiwum Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Stalowej Woli określone są Zarządzeniem nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 września 2000 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji.

Do zakresu działania archiwum należy:

1) przejmowanie akt z komórek organizacyjnych,

2) opracowywanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami archiwistyki,

3) udostępnienie akt upoważnionym osobom i komórkom (jednostkom) organizacyjnym,

4) udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywanie kserokopii dokumentów, wydawanie zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów z posiadanej dokumentacji,

5) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

6) zabezpieczanie przed zniszczeniem i konserwacja posiadanych akt.

Podstawową ewidencję archiwalną stanowią:

1) spisy zdawczo-odbiorcze,

2) rejestry (wykazy) spisów zdawczo-odbiorczych,

3) karty udostępnienia akt,

4) ewidencja akt wybrakowanych – spisy akt wybrakowanych i protokoły brakowania akt,

5) skorowidze (indeksy),

6) ewidencja akt udostępnionych.

          Akta znajdujące się w archiwum mogą być udostępniane do celów służbowych, naukowo-badawczych, publicznych i innych jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczypospolitej Polskiej i obywateli. Udostępnianie akt odbywa się na zasadach obowiązujących w resorcie spraw wewnętrznych i administracji. Zgodę na udostępnienie akt osobom prawnym i fizycznym spoza resortu spraw wewnętrznych i administracji wydaje Minister Spraw Wewnętrznych  i Administracji lub osoba przez niego upoważniona.